Акты по договорам (контрактам) с единственными поставщиками на оказание услуг за отчетный период — месяц, датированные 30 числом этого месяца, заказчик получает 10— 15 числа следующего месяца. При подписании таких актов заказчик регистрирует их в соответствии с датами входящей корреспонденции (по мере получения). При проведении проверки было указано, что такое оформление у заказчика неправильное, надо регистрировать акты в соответствии с датами получения/оказания услуги (30 числом).
Существует ли какой-то регламент оформления таких актов у заказчика? Какими датами следует оформлять приемку услуг? Как правильно размещать данные акты в ЕИС?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Требования к оформлению, подписанию актов оказанных услуг законодательством не установлены. Оформление заказчиком приемки услуг, подписание соответствующих актов датами фактического их получения закону не противоречит. В течение пяти рабочих дней с даты подписания таких актов заказчик должен направлять их для размещения в реестр контрактов.
Обоснование вывода:
1. В соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 94 Закона № 44-ФЗ исполнение контракта включает в себя в том числе приемку поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги (далее — исполнение по контракту), а также отдельных этапов исполнения контракта, оплату заказчиком исполнения по контракту, взаимодействие заказчика с контрагентом при изменении, расторжении контракта, применении мер ответственности по нему. Контрагент к установленному контрактом сроку обязан предоставить заказчику результаты поставки товара, выполнения работы или оказания услуги, предусмотренные контрактом, при этом заказчик обязан обеспечить приемку поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги в соответствии с этой же статьей (ч. 2 той же статьи). В числе обязательных условий контракта названы в том числе условия о приемке поставленного товара, выполненной работы (ее результатов) или оказанной услуги в части соответствия их количества, комплектности, объема требованиям, установленным контрактом, а также о порядке и сроках оформления результатов такой приемки (п. 1 ч. 13, ч. 13.1 ст. 34 Закона № 44-ФЗ). Частью 7 ст. 94 Закона № 44-ФЗ предусмотрено, что приемка результатов отдельного этапа исполнения контракта, а также поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги осуществляется в порядке и в сроки, которые установлены контрактом, и оформляется документом о приемке, который подписывается заказчиком (в случае создания приемочной комиссии подписывается всеми членами приемочной комиссии и утверждается заказчиком), либо поставщику (подрядчику, исполнителю) в те же сроки заказчиком направляется в письменной форме мотивированный отказ от подписания такого документа.
Из приведенных норм следует, что приемка и оплата исполнения по контракту осуществляются в соответствии с условиями, установленными контрактом. При этом Закон № 44-ФЗ не содержит указаний о форме документа о приемке исполнения по контракту. Поскольку Закон № 44-ФЗ основан в том числе на нормах Гражданского кодекса РФ (ГК РФ) (ч. 1 ст. 2 этого закона), а контракт в силу п. 3 ч. 1 ст. 1, п. п. 8, 8.1 ч. 1 ст. 3 Закона № 44-ФЗ является гражданско-правовым договором, соответственно, нормы ГК РФ должны применяться к отношениям по контрактам, если иное не предусмотрено нормами Закона № 44-ФЗ (смотрите также ответ на вопрос № 81 приложения к письму Минэкономразвития России от 30.09.2014 № Д28И1889). Таким образом, исполнение контракта осуществляется в соответствии с гражданским законодательством и Законом № 44-ФЗ, на что и указано в ч. 1 ст. 94 этого закона. Соответственно, такие документы могут оформляться в свободной форме. В качестве документа о приемке исполнения по контракту может выступать, например, накладная, акт приемки-передачи товара, акт выполненных работ (оказанных услуг) (смотрите также письма Минэкономразвития России от 31.12.2014 № Д28и-2904, от 09.12.2014 № Д28и-2709).
Акт оказанных услуг — это подписанный заказчиком и исполнителем документ, фиксирующий факт и результаты приемки услуг. Обязательное составление акта при приемке исполнения предусмотрено ГК РФ только для договора строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК РФ). Статья 720 ГК РФ, которая в силу положений ст. 783 ГК РФ применима и в отношении договора оказания услуг, не содержит требования об оформлении результатов приемки в письменном виде. В то же время, учитывая вышеприведенные требования п. 1 ч. 13, ч. 13.1 ст. 34, ч. 1 ст. 94 Закона № 44-ФЗ к оформлению результатов приемки исполнения по контракту (любому, в том числе контракту на оказание услуг), составление акта оказанных услуг, безусловно, является необходимым. При этом, еще раз отметим, ни Закон № 44-ФЗ, ни ГК РФ не содержат требований к оформлению, а также подписанию актов оказанных услуг.
В силу ч. ч. 2, 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» акт оказанных услуг, являющийся первичным учетным документом, должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. При этом к числу обязательных реквизитов первичного документа относятся дата составления и содержание факта хозяйственной жизни.
Такие реквизиты, как «дата подписания», со стороны составившего документ лица или со стороны контрагента в качестве обязательных не поименованы. Таким образом, исходя из положений Закона № 402-ФЗ, составление акта оказания услуг должно осуществляться непосредственно по факту их оказания. В то же время если услуги оказываются в рамках одного договора, действие которого рассчитано на длительный период времени (не на один отчетный период), то в этом случае договором может быть предусмотрено составление «закрывающих» документов один раз в месяц (или в квартал, исходя из специфики обслуживания). Порядок и периодичность составления акта по договору возмездного оказания услуг в этом случае законодательно не установлены, а, следовательно, должны определяться сторонами этого договора. Как правило, при оказании услуг в течение длительного периода времени акт датируется последним числом месяца, в котором услуга была фактически оказана, либо одной из дат месяца, следующего за месяцем оказания услуги.
Таким образом, в случаях, когда акты оказания услуг составляются не в периоде их оказания, а за его пределами (в другом отчетном периоде), в реквизите «Дата составления акта» указывается фактическая дата его составления, а в самом акте отражается период, в течение которого эта услуга фактически оказывалась. Подписание заказчиком актов оказанных услуг датой фактического их получения закону не противоречит.
2. Размещение в реестре контрактов информации и документов об исполнении контракта регламентировано п. п. 10, 13 ч. 2, ч. 3 ст. 103 Закона № 44-ФЗ, пп. пп. «к» и «н» п. 2 Правил ведения реестра контрактов, заключенных заказчиками (утверждены постановлением Правительства РФ от 28.11.2013. № 1084) а также п. 36 Порядка формирования информации, а также обмена информацией и документами между заказчиком и Федеральным казначейством в целях ведения реестра контрактов, заключенных заказчиками, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 19.07.2019 № 113н.
Согласно ч. 3 ст. 103 Закона № 44-ФЗ, информация об исполнении контракта (отдельного этапа исполнения контракта), в том числе информация об оплате контракта (отдельного этапа исполнения контракта) (п. 10 ч. 2 этой статьи), направляется заказчиком для включения в реестр контрактов в течение пяти рабочих дней с даты исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта).
При этом из ч. 1 ст. 94, п. 10 ч. 2 ст. 103 Закона № 44-ФЗ и пп. «к» п. 2 Правил под «исполнением контракта» понимается исполнение его сторонами всех предусмотренных им обязательств, включая в том числе как приемку отдельных этапов поставки товара, выполнения работы, оказания услуги, так и их оплату. Представляется, что необходимость направлять для включения в реестр контрактов информацию об исполнении этапов контракта возникает только в том случае, если этапы исполнения прямо предусмотрены контрактом. Само по себе то обстоятельство, что приемка и оплата оказываемых заказчику услуг осуществляется ежемесячно, не свидетельствует о том, что контрактом предусмотрены этапы исполнения (в том смысле, в котором этапы упоминаются в нормах Закона № 44-ФЗ).
В то же время формулировка п. 13 ч. 2 ст. 103 Закона № 44-ФЗ о том, что в реестр контрактов подлежит включению документ о приемке в случае принятия решения о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги, на наш взгляд, не позволяет однозначно ответить на вопрос, следует ли под документом о приемке понимать документ, подтверждающий приемку заказчиком всего предусмотренного контрактом объема исполнения, либо такими документами должны считаться и упомянутые в вопросе «промежуточные» документы (акты), подтверждающие приемку исполненного за определенный период времени («этап исполнения контракта»). При этом контролирующие органы придерживаются подхода, согласно которому направлять для включения в реестр документ о приемке необходимо в течение пяти рабочих дней после каждой приемки (смотрите письмо Минфина России от 28.03.2019 № 24-03-07/21525, письмо Министерства экономического развития РФ от 23.01.2017 № Д28и-339). Соответственно, на наш взгляд, во избежание неблагоприятных последствий представляется целесообразным руководствоваться приведенным подходом и направлять для размещения в реестре контрактов акты оказанных услуг в течение пяти рабочих дней со дня их подписания заказчиком.
