ПервыйВторойТретийЧетвертыйПятыйШестойСедьмойВосьмойДевятыйДесятый

Кто владеет СЭД… Как документы входят в электронный оборот


Каких-нибудь 200 лет назад каллиграфический почерк мог стать отправной точкой для хорошего карьерного роста. Чиновников для письма, составлявших, правивших и переписывавших документы, в дореволюционной России требовалось огромное количество, и при известном усердии многие из них вполне могли дослужиться до столоначальника, а то и выше. С появлением пишущих машинок армию писцов сменили бодро стучащие по клавишам машинистки. Электрические пишущие машинки увеличили скорость и качество канцелярской работы еще в несколько раз, и долгое время казалось, что каких-то глобальных изменений в этом направлении ждать не приходится. Однако спустя почти 100 лет после изобретения пишущей машинки появился компьютер. Сегодня мы являемся свидетелями поистине революционных перемен в офисной работе (и не только), которые происходят благодаря информационным технологиям.


Электронный документооборот – что это такое?

Трудно представить, что всего 50 лет назад во всем мире насчитывалось лишь 30 тыс. компьютеров, а самые маленькие из них были размером с холодильник. Сегодня персональные компьютеры – обязательная принадлежность любого офиса, а электронный документооборот получает все большее распространение. Понятие это далеко не ограничивается отправкой документов по электронной почте и возможностью написать на портал какой-либо организации, как может показаться иному неискушенному обывателю. Электронный документооборот подразумевает такой способ организации работы с документами, при котором основная их масса хранится централизованно в электронных архивах, своеобразных информационных хранилищах данных. Соответственно система электронного документооборота (СЭД) – это программное обеспечение, позволяющее организовать работу с электронными документами: их создание, изменение, поиск, хранение, а также взаимодействие между пользователями: передача документов, контроль над выполнением заданий и т.д. В СЭД возможно встроить модуль генерации статистической и аналитической отчетности, модуль планирования проектов, управления процессами, функционал социальных сетей и многое другое. Систему электронного документооборота рассматривают и в более широком смысле – как организационно-технологическую структуру, пронизывающую весь производственный организм, включающую в себя не только программную, но и техническую и методологическую составляющие, организационные и нормативно-правовые аспекты.


Что это дает?

Даже при поверхностном взгляде плюсы такой организации работы очевидны. «Не сдал отчет – спас дерево», – шутят бухгалтеры, имея в виду, естественно, отчеты на бумажных носителях. Документы в электронном виде ущерба природе не наносят и в самом деле позволяют достичь существенной экономии бумаги. Но внедрение системы электронного документооборота помимо этого безусловно важного аспекта призвано решить и другие задачи. Прежде всего, сокращается объем работы с бумажными документами, появляется возможность быстрого поиска нужной информации. Контроль над работой сотрудников автоматизируется, что должно привести к повышению исполнительской дисциплины, движение документов становится прозрачнее. Кстати, именно нежелание прозрачности бизнес-процессов порою становится причиной отказа от внедрения электронного документооборота. Препятствием на его пути может стать и некая консервативность руководства и персонала, а также невысокий уровень технической грамотности пользователей, что часто приводит к существенному увеличению затрат на проект. Многие считают первоочередной задачей современных решений СЭД создание общего информационного пространства, системы комплексного управления всей информацией, которая обеспечивала бы не только эффективное внутреннее управление, но и взаимодействие с гражданами.


Государство как двигатель прогресса

Для распространения и развития электронного документооборота в России особое значение имеет государственный сектор, способный выступить не только в качестве одного из крупнейших потребителей, но и как регулятор рынка. За последний год внимание со стороны государства к теме электронного документооборота весьма усилилось. Запуск системы межведомственного электронного взаимодействия, помимо всего прочего, активизировал обсуждение этого вопроса.

А в июне этого года Правительством РФ был утвержден план мероприятий «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса» на 2013 – 2018 годы, в котором предполагается создание правовых условий массового внедрения электронного документооборота в российскую экономику. В нем говорится об отмене существующих ограничений на использование электронных документов при взаимодействии органов государственной власти и предпринимателей, о возможности использования электронных документов в суде, об унификации форматов обмена данными при взаимодействии государства и предпринимателей с учетом международных стандартов. Согласно этому плану, в 2015 году в законодательство России должны быть внесены изменения, которые предусматривают возможность архивирования документов, обязательных для сохранения на длительный срок, и в электронном виде (в том числе электронных образцов документов, скрепленных цифровой подписью).

Спрос на решения СЭД в государственных структурах растет, масштабы проектов тоже. Как отмечают эксперты, явно прослеживается тенденция внедрения стандартизированных систем архивирования, хранения и управления документами. Помимо поддержки и оптимизации внутреннего управления для госсектора важным фактором выступает обеспечение внешних связей с гражданами. То, что этой составляющей сейчас уделяется много внимания, уже могли заметить все москвичи. Через Интернет сегодня можно записаться на прием к врачу, определить ребенка в школу и детский сад, забронировать путевку в детский лагерь отдыха, оформить субсидию, сообщить о необходимости выполнения каких-либо работ в городе и проследить судьбу своего сообщения и реакцию на него...

Новые возможности появляются постоянно, и это не может не радовать.


Что дальше?

Накопленный опыт пользователей порождает новые требования к системам электронного документооборота. Например, при растущей популярности мобильных устройств было бы странно не иметь возможности общаться и обмениваться данными с государственными учреждениями через планшеты и смартфоны.

Их функционал уступает ноутбукам не так много, а пользоваться мобильными устройствами порой намного удобнее (хотя бы потому, что они попросту легче). Кроме того, сегодня все больше людей предпочитает удаленную работу, при этом им необходим доступ ко всем корпоративным данным и системам. Многие руководители даже не имеют возможности проводить много времени в кресле, активно работая с общественностью. При этом мобильность нужно рассматривать шире, чем возможность работы с планшетами, смартфонами и т.п.: помимо этого, она подразумевает работу в любом месте, где имеется компьютер. К слову, Правительство Москвы уделяет много внимания созданию мобильных приложений с целью организации общения граждан с властью напрямую. Естественно, вопрос применения мобильных устройств в госучреждениях сопряжен с высокими требованиями к уровню защиты информации.

Разработчикам СЭД стоит учитывать и то, что в органы власти сегодня приходит поколение, для которого социальные сети типа «ВКонтакте», Facebook, Twitter и т.п. стали неотъемлемой частью жизни. Так что повсеместное использование государственными структурами новых медиа – вопрос только времени. Коммуникации в социальных сетях в государственном секторе имеют свою специфику. Здесь это специализированные сервисы, с помощью которых происходит связь с общественностью, обеспечивается удобный доступ к информации, а также быстрый и безопасный обмен ею между сотрудниками внутри учреждения.

Важным моментом сейчас является способность СЭД взаимодействовать с системами других организаций, и поэтому на первый план выходят интеграционные задачи.

Хотя полностью от бумаги откажутся не скоро, можно уверенно утверждать, что начальный этап автоматизации процессов документооборота пройден. Мы быстро привыкаем к тому, что еще совсем недавно казалось чем-то из области фантастики. Сегодня главная задача разработчиков – дальнейшее развитие систем электронного документооборота, увеличение их возможностей. Ведь, как известно, предела совершенству нет. И, перефразируя известное выражение, можно сказать, что тот, кто владеет СЭД, владеет если не миром, то уж точно многим.


Текст: Юлия Бикина



Назад в раздел
ГеопроектизысканияКростМосгазКапитал
РоссийскийДоркомэкспоЛокоБанк